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planejando-a-mudança- Planejando a mudança em três passos

Todo mundo que nos contrata quer fazer o que? Quer saber de como eu planejo as nossas ações de mudança que estão acontecendo ou vão acontecer na organização.

Para isso, existem muitos métodos para planejar mudança, mas vamos apresentar o processo de planejamento de três fases para auxiliá-los em processos de mudança. Esse processo é baseado na teoria do Willian Bridge – autor americano que trabalha há muitos anos com mudança e tem esse método específico, que lida com as emoções das mudanças.

Você, que já nos acompanha há algum tempo, já deve saber que gestão de mudanças é um processo que envolve a parte das pessoas dentro da mudança. Quer dizer, como que eu engajo essas pessoas em processos de mudanças.

Toda vez que desenhamos um processo de gestão de mudanças, geralmente, pensamos só na ação, por exemplo: se será um workshop ou uma reunião, quem serão os convidados, etc.

Porém, pelo método do Willian Bridges, nós pensamos também no impacto emocional que cada uma dessas ações vai gerar nas pessoas em relação ao processo de mudança da nossa organização.

Então, vamos explicar um pouco pra vocês em como pensar nesse processo, mas sempre lembrando que toda vez que você for fazer um novo processo, terá vontade em só desenhar a ação e, dessa forma, não será um processo de gestão de mudanças em si, pois além da ação, é necessário pensar no impacto dessa ação também.

Vamos começar!

FASE 1 –  FIM

É o momento que precisamos fazer com que as pessoas consigam, cognitivamente e emocionalmente, entender que a atual realidade ou o atual processo, aquilo que elas estão sentindo hoje, chegará ao fim.

Isso vale muito para processos culturais, processos em a empresa está mudando de nome, mudança de marca, mudança de gestor, etc.

Emocionalmente, às vezes, nós não conseguimos terminar coisas ou relacionamentos, com a mesma facilidade que a gente consegue racionalmente, já sentiu isso?

Muitas vezes, por exemplo, falamos que entendemos algo, concordamos com a situação, porém ainda não conseguimos fazer, e isso ocorre porque para nós aprenderemos, precisamos primeiro finalizar, emocionalmente, alguma coisa, para depois ir para uma segunda etapa.

Então, lembre-se: o seu planejamento tem que começar com ações que ajudem as pessoas finalizar as coisas ou a finalizar o passado.

Como a gente planeja a fase fim? Com duas perguntas: O que as pessoas vão perder?  Como posso valorizar o passado?

Lembra que sempre falamos de reunião de alinhamento? O motivo dela não ser necessariamente boa? A resposta está em que nem sempre essas reuniões abordam essas duas dores/perguntas.

Muitas vezes, nos ligam para iniciar um projeto novo e pedem para que façamos a primeira sensibilização e um dos principais fatos da sensibilização é que não adianta fazer um projeto, um workshop de alinhamento cheio de jogos e dinâmicas, se ele não for endereçado ao principal problema que é a angustia que as pessoas sentem quando alguma coisa chega ao fim.

Então, para a primeira fase, tenha sempre em foco essas duas perguntas: O que as pessoas irão perder e como posso valorizar o passado?

Pense na sua ação – seja ela uma reunião, um workshop ou um café da manha – qualquer coisa que você faça tem que conseguir dedicar-se para essas duas questões.

Mas, como que endereçamos o que as pessoas irão perder?

Existem diversas maneiras para isso, entre elas, perguntar para as pessoas o que acham que estão perdendo, por exemplo. Não tenha medo de perguntar isso, é saudável, você está valorizando o sentimento das pessoas que estão no seu processo.  É importante que elas tenham voz e que você escute-as durante esse processo do que eu estou perdendo.

Uma segunda maneira é você pensar ou sugerir o que elas estão perdendo – por exemplo, está perdendo posição ou estabilidade – e falar sobre isso, apresentar uma história, pode ser uma boa sugestão.

E a segunda questão: Como eu posso valorizar o passado?

É, literalmente, você começar o projeto novo reconhecendo tudo que as pessoas fizeram até ali. Pois é muito comum, principalmente, quando as empresas mudam de marca ou passam por um processo de aquisição e fusão ou quando tem a troca para um novo gestor, que as pessoas sintam que o passado delas não valeu nada, que tenham a sensação de que tudo que fizeram até o momento, não valeu a pena.

É o que todos nós sentimos.  Então, se trabalhamos com pessoas, não podemos fingir que isso não acontece, porque acontece. E precisamos endereçar essa questão para que essas pessoas fiquem engajadas em seu processo.

Fale que você reconhece o passado, deixe que as pessoas contem a sua história, contem algum processo. Não deixe de falar, é importante que elas digam o que não querem perder desse passado delas, abra esse espaço.

FASE 2 – NEUTRA

Após realizar essa primeira fase, após reconhecer o passado e falar tudo que era necessário para que as pessoas entendessem o fim, você passa para a fase 2 do processo de planejamento.

Atenção:  o ideal é que essas fases sejam feitas em momentos separados, pois o nosso cérebro, ele não tem um caminho tão linear e tão rápido emocional para acompanhar esse processo,  então se você deixa pra fazer todos esses três passos em um dia só, provavelmente, as pessoas ainda saiam de lá paralisadas na primeira etapa. Caso isso não seja possível e você tenha apenas um dia para fazer isso, tente fazer a primeira fase no período da manhã e a segunda fase no período da tarde. Mas, primeiro, eu repensaria o meu planejamento, repensaria a minha agenda e tentaria fazer encontros menores.

A fase 2 é conhecida como a fase neutra, que o Willian Bridge chama de fase de confusão.

É o momento em que o seu projeto ainda não aconteceu, as pessoas já entenderam que o passado não existe mais, mas, ao mesmo tempo, as coisas ainda não começaram a caminhar no novo modelo. Isso acontece muito quando estamos mapeando processo, por exemplo: quando, durante a aquisição da empresa, todos já sabem que a compra foi efetivada, mas a empresa nova ainda não chegou ou quando o líder já está aqui, mas ainda não começou a falar das novas regras.

E o que acontece nessa fase? Essa fase é marcada por confusão, por quê?

Porque é exatamente nessa etapa que as pessoas sabem que algo vai mudar, mas isso não aconteceu, elas não conseguem visualizar o futuro e o passado ainda não está finalizado.

O que a gente precisa fazer nessa fase?

Primeiro entender que essa é uma fase em que a performance vai cair em relação ao seu processo, que as pessoas podem adoecer, ficar mais cansadas que o normal ou ansiosas, pois essa é a fase das angústias emocionais, é a fase de várias reações de mudança e é o momento  que as pessoas mais resistem.  É o momento em que as pessoas estão confusas e, muitas vezes, pedem demissão.

Mas, então, como transformamos isso – esse cansaço, essa ansiedade, essa confusão – em alguma coisa boa, em engajamento?

Primeira coisa é escutar, nessa fase você vai precisar escutar as pessoas e, para isso, existem diversas técnicas, diversos programas.

Mas é uma fase que você vai precisar aprender a ser empático, aprender escutar e não ficar trazendo soluções para as pessoas.

É muito comum nós presenciarmos situações em organizações em que os gestores ou profissionais de RH abordam os impactados com a seguinte questão:  Que solução você me traz já que você não está contente?

Isso está errado, pois só vai deixar as pessoas mais estancadas e isso não é engajamento emocional. Se você quiser que as pessoas saiam dessa fase bem engajadas e sem medo, é importante escutar, ver como as pessoas estão se sentindo, abrir espaços de escuta.

E é nesse momento que você deve começar a convidar as pessoas para construírem soluções de futuro, por exemplo, como você gostaria que fosse o futuro? Pois, dessa forma, você começa a trabalhar com o cérebro da pessoa, tanto parte emocional de angustia, como também a parte de produzir razão, que não é a parte racional, que é a parte de cognição.

É importante que as pessoas desenhem, escrevam como que elas gostariam que fossem no futuro.

Então, a fase 2 é caracterizado pela escuta e pela construção de futuro.

Lembre-se que você não pode pedir a solução para os impactados, porque isso só vai deixar as pessoas desengajadas no seu processo.

Para essa fase é possível realizar diversas ações, como contratar treinamentos, indicar livros de leitura, usar filmes, fazer workshops, programas de comunicação, entre outras coisas.

Mas compreenda que não é só fazer, pois questões de comunicação e abordagens têm que ser levadas em consideração e, isso tudo, faz parte de um pacote de uma gestão de mudanças efetiva, que não iremos nos aprofundar muito, por ser um tema muito extenso.

Então, na fase 2, você vai medir os seus resultados, você vai medir o clima de como as pessoas estão e como elas estão se sentindo.

Em gestão de mudanças é importante fazer, testar, refazer, porque o erro, inevitavelmente,  vai acontecer.

FASE 3 – RECOMEÇO

Para finalizar o nosso planejamento de gestão de mudanças, apresentamos a fase 3.

Para isso, é importante construir a fase 1 e aplica-la, construir a fase 2 e aplica-la e, após isso, construir a fase 3.

Mas, por quê? Não podemos planejar tudo de uma única vez?

É possível sim planejar tudo de uma vez, entretanto você vai ter que mudar o seu planejamento durante o processo, pois estamos trabalhando com pessoas e não podemos prever o que vamos escutar delas. Um bom plano de gestão de mudanças é construído em etapas.

E, se você gosta de ter tudo planejado antecipadamente, pode fazer esse planejamento inicial, mas não se esqueça de sempre retornar para o seu desenho de fases antes de lança-la.

Nossa dica é nunca confiar no seu primeiro desenho de ação quando estamos trabalhando gestão de mudanças, pois estamos falando de pessoas envolvidas nessa mudança. Sempre reveja seu plano, pois, possivelmente, você terá que alterar algumas ações durante o processo.

Quando chegamos à fase 3, o projeto já aconteceu, já teve o kick off, o novo gestor já está trabalhando ou a nova empresa que fez a aquisição já está funcionando, o time já está tentando fazer as coisas da nova maneira.

Essa é a fase que chamamos de recomeço e é nela que você vai ter que aplicar ações que reforcem aquilo tudo que as pessoas precisam fazer e celebrar os aprendizados.

Quando falamos isso, muitas pessoas nos questionam que essa fase de recomeço – celebrar e reforçar – dá a impressão de tratamento com crianças.

Mas esse é o motivo dos projetos não darem certo. Muitas vezes, no dia a dia das organizações, por falta de tempo ou dinheiro, os gestores acabam pulando a etapa 3 e indo direto para a fase de implementação, o que causa desengajamento e, consequentemente, retrabalho.

Então, se você quer ter pessoas engajadas em mudanças sustentáveis e, até melhor, se você quer que as pessoas realmente aprendam a lidar com as mudanças, você precisa aplicar as três fases, porque elas te garantem aprendizado e menos resistência na sua mudança, menos sofrimento, menos dor, menos gente querendo pedir demissão, menos retrabalho, menos falta de produtividade.

E nessa fase, é muito comum que você não queira aplica-la, pois, se você aplicou as duas primeiras fases, o seu processo de implementação foi muito mais tranquilo.

Diversas vezes escutamos de nossos clientes que eles esperavam um processo muito mais difícil do que foi e a resposta para isso é que fizemos todo um trabalho de preparação para que fosse um processo mais saudável.

Sabe quando a gente toma remédio e já se sente melhor e não quer continuar tomando o remédio, mas temos que continua-lo? É, exatamente, a mesma situação: você tem que aplicar a fase 3, porque é um aprendizado cerebral e emocional e, no momento em que as pessoas tiverem a primeira dificuldade na implementação, elas voltam diretamente para a fase do fim e vão começar um processo não elaborado de não querer mudar, então o que você tem que fazer?

Celebrar as pequenas conquistas e isso pode ser feito de várias formas, pode ser por departamento, pode ser os novos comportamentos do mês, as pessoas que estão conseguindo, um jornal, um newsletter interna.

Nessa fase, é importante perceber que envolve muito abordagem de comunicação e tem que ser a comunicação transparente, com todos os envolvidos, não apenas a liderança, para que você não desengaje as demais pessoas do time.

Lembre-se a celebração deve ser feita de acordo com o gosto das pessoas envolvidas e não apenas com aquilo que você deseja.

E, quando falamos de celebração, não estamos falando que precisa ser algo muito grande e elaborado, pois são coisas pequenas que fazem a diferença: às vezes  um brinde no final do dia ou um café da manhã, já é o suficiente para celebrar.

Quanto à questão do reforço, é a questão mesmo de fortificar, então aqui é o momento em que você estabelece os próximos treinamentos.  Uma dica, veja os treinamentos que funcionaram na fase 2, eles são os treinamentos que você deve ter sempre no seu quadro.  É, nesse momento, que você pode criar um manual ou criar melhores práticas e, pra quem trabalha com projetos, é aonde você vai estabelecer o que a gente aprendeu e o que, a partir de agora, vamos aplicar em todas as nossas iniciativas internas e você faz disso uma regra interna de gestão de mudanças.

Se eu fizer tudo isso, meu projeto vai ser maravilhoso?

Olha, nada garante que o seu projeto vai ser maravilhoso, mas se você fizer tudo isso, com cuidado, com critério e se você se preparar com nossos outros materiais, você tem uma probabilidade muito maior do seu projeto dar certo, das pessoas ficarem mais engajadas e de você saber exatamente o que está acontecendo:

Se ela não se engajar, você vai saber o porquê, pois, durante o processo, você as ouviu.

Nesse processo de planejar a mudança, a regra é desenhar, testar, redesenhar, aplicar e ir seguindo para as próximas etapas. Dessa forma, a probabilidade do seu projeto dar certo aumenta muito.

Então, aplique os três passos, faça esse seu planejamento, observe o que você aprendeu com isso e transforme em uma regra para todos os seus projetos.

E, para você que está passando por uma mudança individual, esse planejamento segue o mesmo critério e os mesmos passos.

Aplique a ferramenta e nos conte se deu certo para o seu projeto.

Franciele Maftum

 

 

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